为规范后勤保障部合同管理，防范合同风险，维护学校合法权益，依据《中华人民共和国民法典》、《华中师范大学合同管理办法（2023年修订版）》华师行字 [2023]38号等法律和有关规定，结合后勤工作实际，制定本实施细则。
第一条本细则所称合同，是指在学校授权范围内，后勤保障部作为一方当事人，与其他自然人、法人或其他组织之间为明确双方的权利义务关系所订立的各类书面合同、协议。
第二条本细则适用后勤保障部订立的各类合同及协议。
第三条合同应由学校法定代表人签订并加盖合同专用章，学校法定代表人可授权代理签订。代理人可在授权范围和期限内代表学校依法签订、变更和解除合同。后勤保障部内部任何单位或个人未经授权不得以学校、后勤保障部、中心（办、社区）等名义对外签订合同。
第四条订立、履行合同须遵守国家法律法规和有关规定，贯彻平等互利、等价有偿、诚实信用、协商一致的原则。任何部门和个人不得利用合同损害学校利益。
第五条后勤保障部实行“统一指导、归口管理、分级审批、分类授权管理”的合同管理机制。即招标与采购管理办公室（以下简称招采办）负责后勤保障部工程、货物、服务类等合同的管理（审批、签订、归档、报备）；房产管理办公室负责校内周转房、合同工宿舍等房屋租赁合同的管理（审批、签订、归档、报备）；质量与安全监管办公室（人力资源管理办公室）负责劳动、劳务用工合同的管理（审批、签订、归档、报备）。
部长全面领导合同管理工作，分管副部长、各部门负责人及合同管理人员依照本细则履行相应的合同管理职责。其中，招采办、房产管理办公室、质量与安全监管办公室（人力资源管理办公室）负责人对所签订的合同负直接责任，各业务部门、财务管理办公室负责人对合同执行负直接责任；各分管领导对所分管部门的合同负领导责任。
第六条根据后勤保障部合同分类授权管理安排，后勤保障部招采办主要职责包括：
（一）业务部门根据需求提供合同初稿，招采办指派专人对初稿进行内容审核、修订，负责完成后勤保障部内部合同审批流程、学校OA系统合同审批流程，至双方签订合同后交由业务部门执行（具体流程见附件1）；
（二）负责建立健全合同管理规章制度；
（三）全面审查合同文本与招投标文件的一致性；
（四）履行合同备案、归档程序，利用信息化手段定期对合同进行统一编号、分类统计，建立合同总台账；
（五）依托学校OA系统搭建后勤保障部线上合同审批模板，推进线上合同审批流程；
（六）负责建立合同履行情况评估制度，每年年末会同财务管理办公室对合同履行的总体情况进行考核与评估；
（七）负责后勤保障部归口管理的（学校二级单位签订的）合同的审核工作（具体流程见附件2）。
第七条后勤保障部通过聘请法律顾问等形式为合同事务提供一般咨询、培训、指导和审查，主要职责包括：
（一）对合同文本进行合法性审查，对后勤保障部各部门拟签订的合同提供法律咨询和支持；
（二）指导合同的订立和履行，对合同订立、履行过程中发现的违规行为督促合同业务部门进行整改；
（三）负责合同争议纠纷处理，并提供咨询、建议等。
第八条合同业务所涉事项的后勤保障部各部门为合同的业务部门，其主要职责包括：
（一）负责合同的前期准备工作，包括立项、可行性分析论证等事项；负责向招采办提供采购需求，协助修订招标文件；
（二）对备签合同的必要性、可行性、合理性负责，纳入“三重一大”决策范围，形成会议纪要，组建完整规范的台账；
（三）依据相关政策、法规，根据合同格式规范和双方协商内容，负责进行合同文本的起草，严禁故意拆分项目以回避合同额度规定的行为，对合同的条款内容、合同的真实性、准确性负责。
第九条合同签订前，严格执行后勤保障部内部合同复核、审批流程。
（一）合同管理员将业务部门主要负责人确认后的合同交由后勤保障部法律顾问审核，并报请招采办主任、督查员审核签字；
（二）业务分管副部长审核签字；
（三）合同分管副部长审核签字；
（四）部长审批；
（五）招采办合同管理员进行学校OA系统申报。完成申报后由招采办合同管理员将合同提交至学校办公室进行审查并签字盖章。
第十条合同内容、事项涉及两个或两个以上部门时，根据合同性质或主要条款确定合同的主要业务部门；如无法确定主要业务部门，由部长决定主要业务部门。合同由主要业务部门拟定，随后经其他部门会签，并经归口管理部门审批后，再执行上述审批流程。
第十一条所有合同的签订全部使用合同专用纸，合同专用纸由招采办进行统一管理，建立登记造册、领用人签字制度。
第十二条人事聘用、各类工程、货物、服务、租赁等项目以及法律、法规和学校规定要求应当采用书面形式订立合同的项目，应当以书面形式订立合同，明确双方的权利义务。
第十三条合同签订应遵循“一事一约”原则，不得将同一合同事项拆分成多份合同。
第十四条合同签订统一使用学校合同专用章。承办部门申请加盖学校合同专用章时，必须完成办公自动化系统中的合同审批流程，并向学校提供合同文本原件及《华中师范大学合同审批表》。
第十五条合同生效后，业务部门是合同履行的主体责任部门，其主要职责包括：
应当遵循诚实信用的原则全面履行合同义务，及时了解双方合同履行情况，对合同履行进行监督并保存好合同履行中所产生的有关材料；
（二）业务部门制定合同执行管理办法或措施，按照合同分类明确执行重点，对各类合同进行针对性管理。如对回款进度进行重点监管，并督促对方按时缴纳款项；重点监管质量标准、安全责任、工期等执行情况，并按合同约定支付款项等；
（三）合同履行完毕或合同权利义务终止时，业务部门应当向相关管理部门报告合同的执行情况及结果。
第十六条合同签订后，招采办应及时将合同相关材料登记备案后移交业务部门，同时报送财务管理办公室、质量与安全监管办公室（人力资源管理办公室）、房产管理办公室备案，并建立合同流转台账，以便以上部门按合同条款进行监管及办理结算。财务管理办公室应根据合同条款办理各类结算业务，未按合同条款履约或应签订书面合同而未签订或未进行合同备案的，不予付款。
第十七条合同履行过程中因情况出现较大变化或出现不可抗力，合同各方协商一致变更或解除合同的，业务部门应及时书面上报后勤保障部分管部长，再由分管部长上报部长，按合同订立的审批程序重新进行审批。变更或解除合同的通知、协议等文件由业务部门以书面形式做出。
第十八条合同履行过程中如发生纠纷，业务部门和归口管理部门应及时处理。处理时应先协商解决，达成一致的应当订立书面协议；未达成一致的可采取诉讼（仲裁）方式解决。合同纠纷处理完毕，应及时将有关材料归档备案。
第十九条招采办合同档案应包括合同文本以及合同订立直至合同履行完毕时间段内所有与合同有关的文书、资料。合同档案应在合同履行完毕后整理成册归档备案。
第二十条招采办应在单位分散采购合同到期前1个月、非单位分散采购合同到期前3个月向各业务部门做好合同到期提醒工作。需要续签的合同，由业务部门根据合同出具合同年度执行情况报告，按照合同审批流程签订下一年度合同（具体流程见附件3）。
第二十一条后勤保障部在合同签订或履行过程中，应维护学校和后勤保障部的利益，积极预防、消除避免风险，确保合同有效履行。
第二十二条任何部门和个人应当做好合同保密工作，不得泄露或者不正当使用合同订立与履行过程中涉及的国家秘密、商业秘密、工作秘密。
第二十三条后勤保障部建立健全合同管理年度报告和定期检查制度，将各部门的合同管理及履行状况，纳入年度考核以及部门负责人经济责任考核范畴。
第二十四条后勤保障部不定期组织合同管理、履行检查工作，对合同归口管理部门和业务部门的管理情况进行监督。
第二十五条部门主要负责人是合同管理的第一责任人，部门合同管理员是合同管理的直接责任人。各部门不得将所签署的合同私自隐匿、截留，拒不归档。各部门合同管理员负责本部门的合同管理及与招采办对接工作。
第二十六条违反本细则签订合同，或由于合同管理、履行不当损害后勤保障部利益的，将追究有关部门和个人的责任，造成经济损失的，将追究责任人员的经济责任；情节严重的，给予党纪政纪处分；构成犯罪的，移交司法机关依法处理。
第二十七条合同用章和归档管理，按照学校有关规定执行。
第二十八条本细则由后勤保障部负责解释。
第二十九条本细则自公布之日起施行，原《华中师范大学后勤保障部合同管理办法》同时废止。
附件1：
附件2：
附件3：
